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RealPresence Collaboration Server 800s, Virtual Edition - Version 8.4
Polycom, Inc. viii
Participant Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Managing Groups in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Managing the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Adding a Participant to the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Adding a New participant to the Address Book Directly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Substituting E.164 Number in Dial String . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
Adding a Participant from an Ongoing Conference to the Address Book . . . . . . . . . . . . 219
Modifying Participants in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Deleting Participants from the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Copying or Moving a Participant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Searching the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Filtering the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Filtering Address Book Data Using a Predefined Pattern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Filtering Address Book Data Using a Custom Pattern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Clearing the Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Obtaining the Display Name from the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Guidelines for Obtaining the Display Name from the Address Book . . . . . . . . . . . . 228
Enabling and Disabling the Obtain Display Name from Address Book Feature . . . . 228
Importing and Exporting Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Exporting an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Importing an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Integrating the Global Address Book (GAB) of Polycom RealPresence Resource Manager
or Polycom CMA with the Collaboration Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Guidelines for integrating with the Global Address Book of Polycom RealPresence
Resource Manager or Polycom CMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Scheduling Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Guidelines for Scheduling Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Using the Reservation Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Toolbar Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Reservations Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Week View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Day View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Today View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
List View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Changing the Calendar View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Scheduling Conferences Using the Reservation Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240