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RealPresence Collaboration Server 800s, Virtual Edition - Version 8.4
Polycom, Inc. ix
Creating a New Reservation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Managing Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Viewing and Modifying Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Using the Week and Day views of the Reservations Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Adjusting the Start Times of all Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Deleting Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Searching for Reservations using Quick Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Operator Assistance & Participant Move . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Operator Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Operator Conference Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Defining the Components Enabling Operator Assistance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Defining a Conference IVR Service with Operator Assistance Options . . . . . . . . . . 253
Defining an Entry Queue IVR Service with Operator Assistance Options . . . . . . . . 256
Defining a Conference Profile for an Operator Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Starting an Ongoing Operator Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Saving an Operator Conference to a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Starting an Operator Conference from a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Monitoring Operator Conferences and Participants Requiring Assistance . . . . . . . . . . . 263
Requesting Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Participant Alerts List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Audible Alarms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Using Audible Alarms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Moving Participants Between Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Moving Participants Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Using Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Toolbar Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Creating a New Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Creating a new Conference Template from Scratch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Saving an Ongoing or AVC-based CP Operator Conference as a Template . . . . . . . . . 277
Starting an Ongoing Conference From a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Starting an Operator Conference from a Template (AVC Conferencing) . . . . . . . . . 279
Scheduling a Reservation From a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Deleting a Conference Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Exporting and Importing Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Exporting Conference Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283