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ENWW Contents 5
8Faxing
Sending faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Sending a fax from the control panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Sending a fax from the computer with the HP photo and
imaging software (direct connection) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Sending a fax from a third-party software program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Inserting a dial prefix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Monitoring the dialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Scheduling a fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Changing common settings for a job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Setting advanced options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Automatically forwarding incoming faxes to another fax number . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Automatically archiving incoming faxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Automatically reducing incoming faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Blocking and unblocking fax numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Receiving faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Receiving a fax automatically or manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Reprinting received faxes that are stored in memory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Using reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Printing and viewing the fax log. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Viewing a list of blocked fax numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
9 Managing the administrator functions
Administrator functions and tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Overview of the administrator functions and tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Embedded Web server (EWS) (network connection) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
HP Web Jetadmin software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Toolbox (direct connection) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
HP Instant Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
myPrintMileage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Monitoring the all-in-one. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Monitoring the operation and status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Monitoring the media and supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Monitoring use by authorized users and resetting the usage counters . . . . . . . . . . . 110
Monitoring jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Administering the all-in-one . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Changing the administrator PIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Configuring authorized users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Configuring job-accounting options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Managing security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Setting up alerts and notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Resetting the HP Jetdirect print server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Upgrading the firmware in the all-in-one . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Configuring system options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Setting the language and country/region. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Setting the PowerSave mode time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Setting the ring and beep volumes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Setting the automatic paper-type sensor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Configuring network options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Configuring the I/O timeout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Configuring the network parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Configuring print options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Setting the print defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Configuring copy options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Allowing and restricting color copying . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120